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– 리드타임, 병목, 수작업을 통합적으로 바라보는 법
디지털 전환(DX) 시대, 많은 기업들이 자동화, 시스템화, 효율화라는 키워드에 주목하고 있습니다.
그러나 정작 중요한 것은 기술이 아니라, 우리의 ‘업무 흐름’을 명확하게 이해하는 것입니다.
자동화를 잘하려면 먼저 해야 할 일은 단 하나,
**“자사 업무 흐름을 도식화하고, 그 안의 문제를 정확히 파악하는 것”**입니다.
이 글에서는 실무에서 바로 적용할 수 있는 흐름도 작성법과 분석 포인트를 소개합니다.
1. 자사 업무 흐름 간단 도식화
시작은 아주 단순합니다.
우리 회사의 핵심 업무가 어떤 순서로 진행되는지를 그림으로 그려보는 것입니다.
예를 들어 제조기업이라면,
복사편집
고객 주문 → 수주 접수 → 자재 발주 → 생산 계획 → 작업 지시 → 생산 → 품질 검사 → 출하 → 정산
이런 식으로 프로세스를 단계별로 나열한 뒤, 각 단계 간 연결을 선이나 화살표로 표현하면
자연스럽게 업무의 전반적인 구조와 흐름이 보이기 시작합니다.
✔️ 팁: 화이트보드, A4 종이, PPT, Lucidchart, Miro, Notion 등 어떤 툴이든 OK!
2. 각 단계별 리드타임, 책임자, 정보 흐름 정리
도식화를 했다면 이제 각 단계별로 시간과 책임, 정보의 흐름을 붙여봅니다.
| 단계 | 리드타임 | 책임자 | 정보흐름 |
| 수주 접수 | 2시간 | 영업부 | 이메일, ERP 수주 등록 |
| 자재 발주 | 1일 | 구매팀 | MRP 결과 → 발주서 작성 |
| 생산계획 수립 | 0.5일 | 생산관리팀 | 수주정보, 재고정보 수집 |
| 출하 | 1일 | 물류팀 | 출하지시서, 운송장 등록 |
이렇게 정리하면 단계별 병목, 누가 무엇을 언제 처리하는지, 어떤 시스템을 쓰는지가 명확해집니다.
3. 병목지점, 반복 업무, 수작업 단계 파악
이제 눈에 들어오는 것은 어디서 일이 막히고, 어떤 업무가 반복되고, 무엇이 수작업으로 이루어지는지입니다.
❗ 병목 포인트 예시
- 생산계획 수립 전에 재고 현황 확인이 수기 → 반나절 소요
- 자재 발주 후, 외주 업체 납기 확인이 전화 중심 → 지연 발생
🔁 반복 업무 예시
- 매일 아침 동일한 엑셀 보고서 작성
- 고객사별 수주 정보 PDF 붙여넣기 반복
✍️ 수작업 구간
- 생산 현장 작업지시서 수기 작성
- 입고 시 자재 실물 대조 후 수기 기록
이러한 구간은 업무의 병목, 오류, 스트레스, 시간 낭비를 유발하는 핵심 구간입니다.
바로 이 지점을 자동화나 시스템화의 우선 대상으로 선정하게 됩니다.
4. 흐름도 기반 자동화/시스템화 대상 선정
앞서 파악한 흐름과 문제점 기반으로, 자동화 도입 우선순위를 정리해 봅니다
| 자동화 | 대상문제점 | 솔루션 예시 |
| 재고현황 조회 | 수작업 확인 | ERP 재고 자동 연동 + 대시보드 |
| 작업지시서 작성 | 엑셀 작성 반복 | MES 연동 작업지시 자동 출력 |
| 출하 이력 관리 | 수기 기록 | 바코드 스캔 + WMS 등록 자동화 |
| 납기 확인 | 전화·이메일 중심 | 공급업체 포털 연동 or RPA 자동화 |
핵심 포인트는 ‘사람이 반복하거나 수기로 처리하면서 하기 힘든 구간’부터 자동화하는 것입니다.
5. 팀 전체 공유 및 지속적 업데이트
도식화한 흐름도와 분석 결과는 혼자만 보기엔 아깝습니다.
팀원들과 함께 공유하고, 의견을 수렴해 지속적으로 개선해 나가야 합니다.
- 주간 회의에서 흐름도 기반 병목 이슈 공유
- 개선 후 다시 업데이트하여 업무 변화 추적
- 교육 자료, 메뉴얼로 활용하여 신규 직원 온보딩에도 활용
업무 흐름도는 ‘정적인 문서’가 아니라, 끊임없이 발전하는 ‘살아있는 지도’입니다.
✅ 다음 단계, 무엇을 해야 할까?
업무 흐름을 시각화하고, 문제를 파악했다면 이제 다음 단계는 실행과 실험입니다.
🎯 추천 Action Plan
- 파일럿 자동화/시스템화 시범 구역 선정
→ 한 부서 또는 한 업무(예: 출하, 발주)부터 시스템 연동 시도 - 리드타임 기준 수립 및 KPI 설정
→ 단계별 목표 리드타임 설정 → 성과 비교 - 자동화 솔루션 탐색
→ ERP, MES, RPA, Notion, Google Workspace 등 - 직원 교육 및 참여 유도
→ 흐름도 기반으로 직원과 함께 워크숍 진행 - 업무 흐름도 정기 리뷰 및 개선 회의 도입
→ 월 1회 업무 흐름도 기반의 현황 점검 미팅 운영
마무리하며
업무 흐름을 단순히 도식화하는 것은 시작에 불과합니다.
중요한 것은 그 흐름을 통해 **“무엇이 문제인가?” → “무엇을 바꿔야 하는가?”**를 발견하고,
실제로 작은 변화부터 실행하는 것입니다.
복잡한 자동화나 고가의 시스템을 도입하지 않아도,
업무 흐름을 보는 눈만 제대로 갖추면 충분히 의미 있는 디지털 전환을 시작할 수 있습니다.
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