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오늘날 기업은 빠르게 변화하는 시장 환경 속에서 경쟁력을 유지하고 지속적인 성장을 이루기 위해 정보시스템의 중요성을 더욱 절실히 느끼고 있습니다. 특히 디지털 전환(Digital Transformation)이 가속화되는 시대에 정보시스템은 단순한 데이터 관리 도구를 넘어 기업의 핵심 경쟁력을 뒷받침하는 전략적 자산으로 자리 잡고 있습니다.
하지만 정보시스템 구축이 모든 기업에 성공적인 결과를 가져다주는 것은 아닙니다. 많은 기업들이 ERP(Enterprise Resource Planning)나 APS(Advanced Planning & Scheduling) 시스템을 도입하면서도 큰 성과를 얻지 못하는 이유는 무엇일까요?
단순히 시스템을 도입했다고 해서 디지털 전환이 이루어지는 것은 아니기 때문입니다.
중요한 것은 ‘시스템 중심이 아닌 프로세스 중심의 접근’이며, 이를 효과적으로 실현하기 위해서는 체계적인 정보시스템 구축 절차가 필수적입니다.
1. 정보시스템이 실패하는 근본 원인
대부분의 ERP 시스템 실패 사례를 보면 공통적인 특징이 있습니다. 바로 기존 프로세스를 전혀 바꾸지 않고 시스템만 도입하는 경우입니다. 즉, ‘프로세스 혁신 없는 시스템 도입’이 문제의 핵심입니다. 시스템은 결국 업무를 효율적으로 수행하기 위한 도구일 뿐, 그 자체가 목적이 되어서는 안 됩니다.
예를 들어 PI(Process Innovation)를 추진하면서 ERP를 도입하는 경우, 조직 내 프로세스 혁신이 수반되지 않으면 ERP는 기존의 비효율적인 방식만을 전산화하는 결과를 초래합니다. 이는 오히려 관리 복잡성과 저항을 증가시킬 수 있습니다. 시스템의 성공적인 도입을 위해서는 현업의 적극적인 참여와 프로세스 기반 설계가 선행되어야 하며, 이를 통해 시스템이 실질적인 실행력을 갖출 수 있습니다.
2. 정보시스템 내의 데이터 관리의 중요성
정보시스템이 제대로 작동하기 위해서는 ‘정확한 데이터’가 필수입니다. 데이터가 부정확하면, 아무리 좋은 시스템이라도 그 결과물은 왜곡된 정보가 될 수밖에 없습니다. Garbage In, Garbage Out이라는 말처럼, 입력 데이터의 품질이 시스템 성능에 직접적인 영향을 미치는 것입니다.
따라서 시스템 구축 단계에서는 다음과 같은 데이터 관리 전략이 필요합니다.
- 마스터 데이터의 정비: 품목, 거래처, BOM 등 기본 정보의 표준화
- 프로세스별 데이터 흐름의 정리
- 데이터 정합성 검토 및 오류 제거
- 실시간 데이터 수집 체계 구축
정확한 데이터를 기반으로 한 정보 공유는 빠르고 정확한 의사결정을 가능하게 하며, 조직 전체의 운영 효율을 향상시킵니다.
3. 정보시스템 구축 절차
정보시스템 구축은 단순히 소프트웨어를 설치하는 것이 아니라, 업무 프로세스의 재설계부터 데이터 정비, 사용자 교육, 운영 안정화까지 전 단계를 포함하는 복합적인 프로젝트입니다. 다음은 일반적인 정보시스템 구축 절차입니다.
① 업무 프로세스 설계/변경
정보시스템 구축의 첫 단계는 업무 프로세스의 진단과 재설계입니다. 기존 프로세스를 분석하여 문제점을 도출하고, 향후 개선 방향에 맞춘 프로세스를 정의합니다. 이때 중요한 것은 시스템에 맞추는 것이 아니라, 새로운 비즈니스 목표에 부합하는 프로세스를 먼저 정의한 후 시스템이 이를 구현할 수 있도록 해야 한다는 점입니다.
- 주요 활동: 현황 진단, 문제점 도출, TO-BE 프로세스 설계
- 성패 요인: 현업 참여, 경영진의 비전 공유, 실행 가능성 확보
② APS 적용 – 단일 계획 신뢰성 확보
APS는 고도화된 생산 계획 시스템으로, 수요 예측, 자원 제약 고려, 납기 준수 등을 기반으로 한 정밀한 계획 수립이 가능합니다. ERP가 실행 중심이라면, APS는 계획 중심의 시스템입니다.
APS 적용의 핵심은 신뢰할 수 있는 단일 계획 수립 체계를 만드는 것이며, 이를 통해 중복 계획, 엑셀 기반 수기 계획 등을 없앨 수 있습니다.
- 주요 효과: 생산성 향상, 납기 신뢰도 증가, 원가 절감
③ ERP 적용 – 데이터 기반 운영
ERP는 기업 전반의 자원을 통합적으로 관리하는 시스템으로, 구매, 생산, 영업, 인사, 회계 등 각 부서의 데이터를 하나로 연결합니다. ERP 도입 시에는 반드시 데이터 정합성을 확보해야 하며, 부서 간 정보 공유 체계를 정립해야 합니다.
- 주요 기능: 자재관리, 재고관리, 생산계획, 회계처리
- 주요 이슈: 사용자 교육, 프로세스 연계성, 커스터마이징 범위
④ Dashboard / Monitoring – Paperless 구현
마지막 단계는 실시간으로 데이터를 시각화하여 경영진 및 실무자들이 빠르게 상황을 인지하고 대응할 수 있도록 하는 모니터링 체계 구축입니다. 이는 단순 보고서 자동화가 아니라, 현장 중심의 가시성 확보와 의사결정 지원 도구로서 기능해야 합니다.
- 주요 도구: BI 도구, KPI 대시보드, 이상 징후 알림
- 기대 효과: 종이 없는 업무 환경(Paperless), 실시간 경영
4. 유지·보수와 지속적 개선
정보시스템은 구축 후가 더 중요합니다. 시스템은 고정된 구조가 아니라, 변화하는 비즈니스 환경에 따라 지속적으로 개선되고 보완되어야 합니다. 정기적인 시스템 점검, 사용자 피드백 반영, 신규 요구사항 대응 등을 통해 시스템은 점차 기업에 맞는 형태로 진화해야 합니다.
결론
정보시스템 구축은 단기간에 끝나는 프로젝트가 아니라, 기업의 운영 방식을 근본적으로 바꾸는 전략적 사업입니다. 따라서 프로세스 중심의 접근, 정확한 데이터 관리, 단계별 시스템 구축, 지속적인 유지·보수가 성공의 핵심 요소라 할 수 있습니다.
디지털 전환을 위한 정보시스템은 단순한 기술 도입이 아닌, 조직 문화와 업무 방식의 혁신을 동반한 변화의 여정입니다. 이 과정을 올바르게 설계하고 실행해 나간다면, 기업은 미래 경쟁력을 갖춘 스마트 조직으로 거듭날 수 있을 것입니다.
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