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“사람이 하던 반복 업무, 이제 로봇에게 맡겨보세요”
요즘 많은 중소기업 대표님들이 묻습니다.
“우리 회사에도 RPA가 필요할까요?”
“자동화라고 하는데, 대기업만 쓰는 기술 아닌가요?”
“우리 회사는 인력도 적고 IT팀도 없어요…”
그런데 말입니다.
RPA는 IT 전문가가 없어도, 비용이 많지 않아도 도입 가능합니다.
특히 사람 손으로 매일 반복하는 엑셀, 이메일, 복사·붙여넣기, ERP 입력 업무가 있다면
바로 지금 RPA가 필요할 시점입니다.
오늘은 중소기업에서도 부담 없이 RPA를 도입할 수 있도록,
실행 중심의 5단계 가이드를 소개합니다.
STEP 1. 대상 업무 선정 – 작고 반복적인 일부터
RPA는 사람이 컴퓨터로 하는 반복적인 작업을 소프트웨어 로봇이 대신하는 기술입니다.
따라서 ‘사람이 반복적으로, 동일한 규칙에 따라, 매일 혹은 주기적으로 하는 업무’를 찾는 것이 첫 걸음입니다.
✔ 업무 선정 기준
- 주기성이 있다 (매일, 매주, 매월)
- 작업 패턴이 정해져 있다 (정형화)
- 사람이 해도 의미 없는 반복 작업
- 클릭/입력/복사/붙여넣기 위주
- 시스템 변경 없이 처리 가능
🧩 예시 업무
- 이메일 첨부파일 저장 및 ERP 등록
- 거래처별 세금계산서 발행 및 전송
- 출퇴근 시간 정리 및 급여 산출
- 생산실적 엑셀 취합 및 보고서 자동 작성
- 발주서 출력 → 발송메일 자동 작성
STEP 2. 프로세스 정리 – 문서화가 반이다
대상 업무가 정해졌다면,
이제는 그 작업이 어떻게 진행되고 있는지를 시각적으로 정리해야 합니다.
📌 꼭 필요한 문서:
- 업무 흐름도 (Process Flow)
- 작업 순서 문서 (SOP)
- 사용 화면 캡처 (입력창, 버튼 위치 등)
- 예외 처리 시나리오 (실패 시 대응)
예시 흐름도 (세금계산서 자동 발행)
1. ERP 로그인
2. 전월 거래처 매출 데이터 확인
3. 홈택스 접속 → 발행
4. PDF 저장 → 고객사 메일로 전송
5. 발송 완료 내역 기록
📌 포인트:
사람이 어떤 손 동작을 했는지 그대로 표현하면, RPA 봇이 모방할 수 있습니다.
문서화 방법은 추후 글을 올리겠습니다.
STEP 3. 툴 선택 및 봇 제작 – 무료 툴부터 시작 가능
중소기업은 고가의 RPA 솔루션이 아닌 무료 또는 저비용 툴로도 충분히 시작할 수 있습니다.
🎯 대표적인 RPA 도구
툴 특징 가격
| 업체 | 특징 | 비용 |
| UiPath Community | 범용성 높고 사용자 많음 / 비전문가도 사용 가능 | 무료(비상업용) |
| Naver Works, Kakao i | 한국형 업무 자동화 플랫폼 / 그룹웨어 연동 강점 | 월과금제 |
| Botpress, Make.com | API, 웹 자동화 중심 / 비개발자 친화적 | 일부 무료 |
📌 쉽고 빠르게 도입하는 것은 UiPath Community를 추천합니다.
1차 도입은 외부 컨설턴트나 경험자와 파일럿 구축을 추천합니다.
→ 1~2개의 업무부터 자동화 적용 → 이후 자체 확장 가능
현재는 생성형 AI를 통하여 자체적으로 개발도 가능하며
이는 추후 게제하겠습니다.
STEP 4. 테스트 및 현장 적용 – 작게, 빠르게, 반복해서
시스템은 만들었지만
현장에서는 안 쓰는 경우가 많습니다.
그래서 꼭 필요한 단계가 바로
시범 테스트 + 반복 피드백입니다.
운영 팁
- 직원들과 실제 같이 보면서 테스트
- 예상치 못한 오류 상황 기록
- 수작업과 RPA 비교 → 시간 절감 데이터 확보
- 하루 1건 → 10건 → 전면 적용으로 확대
📌 "현장이 직접 써보고, 편하다고 느껴야 진짜 자동화입니다."
STEP 5. 확산 및 유지관리 – 내 업무에서 옆 부서로
파일럿 성공 후에는,
다른 부서/다른 업무에도 확산 적용이 가능합니다.
📌 확산 전략
- 업무 자동화 사례 모음집 제작
- 사용자 교육 자료 정리 (영상 or PDF)
- RPA 운영 담당 지정 (초기엔 외부 위탁 가능)
- 월간 점검표 작성 → 업무별 효율 측정
✅ RPA 도입으로 줄일 수 있는 시간은
월 50~200시간 이상,
→ 직원 1명을 새로 채용한 것과 같은 효과입니다.
💡 중소기업 RPA 도입 체크리스트
항목 체크
| 반복 작업 리스트업을 완료했다 | 🔲 |
| 업무 흐름도 및 작업 절차를 문서화했다 | 🔲 |
| 무료 또는 적합한 RPA 툴을 선정했다 | 🔲 |
| 파일럿 테스트를 완료했다 | 🔲 |
| 사용자 피드백을 반영해 개선했다 | 🔲 |
| 성과를 수치로 측정할 수 있다 | 🔲 |
| 다른 부서에 공유하고 확산하고 있다 | 🔲 |
✍ 마무리하며
RPA는 ‘고도화된 자동화’가 아닙니다.
사람이 매일 지겹게 하던 일을 대신하는 아주 현실적인 기술입니다.
그리고 무엇보다,
중소기업이 적은 인력으로 더 많은 결과를 내기 위한 똑똑한 전략입니다.
- 작게 시작하세요.
- 단순한 업무부터 도전하세요.
- 내부 데이터를 바탕으로 개선하세요.
- 그리고 그것을 문화로 만들면 됩니다.
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