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– 무엇부터 자동화해야 효과가 클까?
많은 기업들이 RPA(Robotic Process Automation)를 도입하면서 공통적으로 하는 질문이 있습니다.
“무엇부터 자동화해야 할까?”
“효과가 큰 업무는 뭘까?”
RPA는 모든 업무를 자동화할 수 있지만, 모든 업무를 자동화해야 하는 것은 아닙니다.
성공적인 RPA 도입은 ‘무엇을 먼저 자동화할지’를 잘 고르는 것에서 시작합니다.
이 글에서는 자동화 우선순위 기준과 실무 중심 리스트를 함께 소개합니다.
1. 자동화 우선순위 선정 기준
다음 5가지 기준을 기반으로 우선순위를 판단하면 됩니다.
| 항목 | 내용 | 테크포인트 |
| ⌛ 소요 시간 | 사람이 처리하는 데 시간이 많이 드는가? | 평균 30분 이상 소요되는가? |
| 📋 규칙성 | 명확한 규칙에 따라 처리되는가? | 예외 없이 일관된 조건인가? |
| ⛔ 에러 발생 가능성 | 수작업으로 인한 오류가 자주 발생하는가? | 실수, 누락이 반복되는가? |
| 📈 비즈니스 영향력 | 자동화 시 업무 속도나 정확도가 크게 향상되는가? | 비용 절감, 리드타임 단축 효과가 있는가? |
| 🔁 반복성 | 동일한 작업이 반복적으로 이루어지는가? | 매일/매주/매월 하는 업무인가? |
이 기준을 충족하는 업무일수록 우선적으로 RPA 도입 대상이 됩니다.
2. RPA 자동화 우선순위 TOP 리스트
다음은 실제 기업들이 많이 자동화한 업무 중 우선순위가 높고 효과가 큰 대표 항목들입니다.
✅ 1. 매출/거래명세서 출력 및 이메일 발송
- ERP에서 거래명세서 출력 후 PDF 저장 → 고객사별 이메일 발송
- 효과: 1건당 5~10분 → 수백 건 자동 처리 가능
✅ 2. 온라인 주문 수집 및 시스템 등록
- 자사몰, 오픈마켓, B2B몰 등 다채널 주문을 ERP에 수동 입력
- 효과: 인건비 절감 + 주문 누락 리스크 ↓
✅ 3. 세금계산서 발행 및 전자세금계산서 시스템 등록
- 더존, 홈택스, ERP를 오가며 수작업 발행
- 효과: 오류 방지 + 회계팀 반복업무 해소
✅ 4. 출하 지시서 작성 및 운송장 등록
- 출하 내역 수집 → 엑셀로 지시서 생성 → 택배사 시스템에 송장 등록
- 효과: 출고 속도 향상 + 물류 담당자 스트레스 ↓
✅ 5. 입고예정 자재 비교 및 납기 지연 체크
- 구매 발주 데이터 vs 실제 입고 정보 비교 → 미입고 목록 확인
- 효과: 납기 지연 사전 대응, 공급사 품질관리 체계 확립
✅ 6. 매출/비용 엑셀 보고서 자동 생성
- 부서별 실적 데이터를 수집하여 보고서로 편집, 공유
- 효과: 매일/매주 반복되는 보고서 작성 시간을 최소화
✅ 7. 고객 응대용 FAQ 자동화
- 이메일 또는 웹 문의 내용을 기반으로 사전 정의된 답변 자동 회신
- 효과: 1차 고객 대응 자동화 → 고객 만족도 유지
✅ 8. 직원 출퇴근 시간 확인 및 주간 근무 보고 자동 작성
- 근태 시스템 → 근무시간 집계 → 보고서 자동 정리
- 효과: 관리자의 일일 수작업 업무 제거
3. 우선순위 선정 실전 가이드
아래와 같은 방식으로 내부에서 워크숍을 열고 리스트를 정리해보세요.
📌 실전 정리표 예시
| 업무 | 반복성 | 규칙성 | 소요시간 | 오류율 | 비즈니스 영향 | 우선순위 |
| 고객 주문 등록 | 매우 높음 | 높음 | 3시간/일 | 낮음 | 높음 | 상 |
| 고객 불량 등록 | 낮음 | 낮음 | 15분/건 | 높음 | 낮음 | 하 |
| 세금계산서 발행 | 높음 | 높음 | 1시간/일 | 보통 | 중간 | 상 |
4. 자동화, 무조건 많이 하는것이 아니라 ‘정확하게 먼저’
RPA 도입 초기에 자주 나오는 실수가 있습니다.
“모든 업무를 자동화하고 싶다”는 욕심입니다.
그러나 현실에서는
- 모든 업무가 자동화 대상이 아니며,
- 과도한 범위 설정은 프로젝트 실패의 지름길입니다.
자동화는 ‘잘 고른 10개 업무’가 전체 업무 생산성의 50%를 끌어올릴 수 있습니다.
먼저 고효율 반복업무부터 정리하고, 내부 운영팀이 성과를 체감하게 하세요.
✅ 다음에 해야 할 일은?
- 업무 리스트 작성
→ 반복 업무 중심으로 10~20개 우선 수집 - 자동화 우선순위 평가표 작성
→ 위 기준으로 ‘상/중/하’ 구분 - 파일럿 과제 선정
→ 기술 난이도 낮고 효과 큰 업무부터 한두 개 자동화 실행 - 직원 대상 RPA 교육 및 인식 전환
→ “RPA는 나를 대체하는 게 아니라 도와주는 도구”라는 인식 확산 - 자동화된 업무에 대한 ROI 측정
→ 시간 절약, 비용 절감, 오류 감소 등을 수치로 표현하여 확산 근거 마련
마무리하며
RPA는 단순한 도구가 아닙니다.
기업의 운영 효율, 직원 만족도, 고객 응대 품질을 동시에 높이는 혁신 수단입니다.
하지만 그 시작은 아주 소박한 질문에서 출발합니다.
“이 업무, 매일 사람이 꼭 해야 할까?”
그 질문에 ‘아니오’라고 답할 수 있다면,
그 업무는 RPA로 자동화할 때입니다.
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